Anteriormente en las organizaciones operaban de manera cerrada, es decir que iban enfocados a la producción de un solo producto o servicio, con el fin de una venta rápida. ya que el manejo de su información era deficiente por emplear métodos arcaicos de trabajo.
La falta en el manejo de información causa tomas decisiones lentas, centralizada dando como consecuencia la insatisfacción al cliente. A pesar de poseer los elementos necesarios (para realizar una excelente gestión en la recolección de data), carecen de un sistema que establezca la función y relación de cada elemento.
Si una organización deseas mantenerse en un mundo empresarial tan competitivo, se debe obtener información fiable y de fácil acceso que les permita la obtención de los objetivos establecidos. Es decir la obtención de información puede determinar el éxito o no de una organización.
Es por estas razones que muchas organizaciones adoptan un sistema de información que permite el manejo de sus operaciones, determinar los requerimientos de los clientes y proveedores y competir en el mercado.
¿de qué trata el sistema de información?
Un sistema de información no es más que un conjunto de componentes (sean personas, maquinarias o procesos) interrelacionados que recopilan, procesan, almacenan y distribuyen información para soportar la toma de decisiones y el control en una organización.
El objetivo de este dentro de las organizaciones son los siguientes: automatizar procesos, proporciona información útil para tomar las mejores decisiones y Lograr ventajas competitiva a través de si implementación.
Un sistema de información no necesariamente incluye equipos electrónicos, pero se puede emplear para optimizar el sistema (se suele confundir este termino con el de sistema informático).
Partes que Integran un sistema de información
Los sistemas de información están conformados por diferentes elementos, son seis elementos en total y estos deben integrarse de manera armónica para garantizar el funcionamiento óptimo del mismo, estas partes son las siguientes:
- Hardware o componentes físicos: Incluye todo dispositivo o material usado en el procesamiento de la información. Una computadora puede ser un ejemplo de hardware ya que estos son unidades de procesamientos.
- Software o código fuente: Pueden ser conjuntos de operaciones operativas llamados programas que controlan un hardware o un conjunto de pasos para el procesamiento de datas, este se le denomina procedimientos, y es lo que la persona utiliza.
- Bases de datos y servidores: Los datos recolectados son un bien preciados para cualquier organización, estos datos se almacenan, procesan y analizan de manera eficaz para que todos los componentes de la organización las emplee y facilite la obtención de los objetivos.
La información se pueden almacenar ya sea en bases de datos (mantiene los datos numéricos organizados) y Bases de conocimientos ( que recopila experiencias, metodologías y casos ocurridos).
- Las telecomunicaciones: Son las transmisiones de datos de un punto a otro. Esto permite a las organizaciones transmitir directrices u obtener información de manera instantánea.
- Recursos humanos: Este se relación con el sistema de información y por lo general es el que obtiene los datos o la información que se vaya generando.
Componentes de un sistema de Información
- Entrada de la información: En esta etapa consiste en la recopilación y captura de datos (ya sea de clientes, proveedores, entre otros). Esta se puede hacer manera manual o automática.
- Procesamiento de la información: Una vez recolectada, esta pasa por una serie de transformación en información esencial empleada para la tomas de decisión, investigación y análisis.
- Almacenamiento: En esta etapa una vez que la información es transformada, se procede a almacenarla con la finalidad de que cuando la requiera pueda acceder a ella. Se puede almacenar de manera física (registros, instructivos, entre otros) o digital (disco duros por ejemplo).
- Salidas: Información que se puede presentar en manera de reporte o informe (ejemplo: el reportea un determinado cliente).
Cabe destacar que cuando los elementos de salidas no son conforme, genera transformaciones en la entrada esto se denomina retroalimentación y sirve para mantener el control de un sistema.
Características de un Sistema de Información
- La información se puede obtener de manera fácil y ordenada.
- Permite tener datos históricos con el fin de evaluar su comportamiento (trazabilidad).
- Todos tienen acceso a la información, esto garantiza la optimización de resultado por parte del equipo de trabajo.
- Facilita a la junta directiva la tomas de decisiones más idónea para la organización (esta decisión la toman en base al uso de indicadores de gestiones).
- Evitar que sesgo que pueda causas varias fuentes de información, por lo general es una única fuente para toda la organización.
- Ordena la información de modo que facilita su comprensión.
Tipos de Sistemas de información
A continuación se muestra los Sistemas de información principales.
- Sistemas Transaccionales (SIT): Por sus Siglas en inglés (TPS) el fin de este sistema es registrar las operaciones de modo permanente con el objetivo de automatizar de los procesos operativos.
Este debe controlar las transacciones para mantener la seguridad (estas transacciones suele ir enfocada a finanzas, administración, marketing y recursos humanos.
Tiene como característica principal ser uno de los primeros sistemas en emplearse en una organización, generando beneficios visibles y palpables y sobre todo es que logran bajas los costos de operación (al requerir menos mano de obra).
- Sistema de información gerencial (SIG): En ingles “Management Information system” (MIS). Este tipo de sistema de la información suele implementarse luego de un SIT.
Su función va en la recolección total y única de data que da un diagnostico general de cada uno de los departamentos que componen la organización (informe de rendimiento). Esto permite a la gerencia a realizar tomas de decisiones rápidas y acertadas.
La ventaja de su implementación es la transparencia de la información y la confianza que genera a los inversores. La desventaja principal es su alto coste (ya que requiere más personal, software, entre otros recursos).
- Sistema de soporte de decisiones (SSD): Enfocada en obtención de datos para apoyar a los responsables a la toma de decisiones más adecuadas. Estos suelen ser interactivos.
- Sistemas Informativos Estratégicos (SIE): Esto tienen como finalidad en tomar ventaja que el competidor no poseen, las ventajas en los costos y diferencia de servicio.
