Existe una manera de poder organizar, almacenar y gestionar todas las actividades dentro de una oficina, Y esa es la Ofimática, que se encarga de ello y mucho más.
La palabra ofimática deriva de la abreviatura de oficina (ofi) e informática (mática) y es gracias a la unión de estas que se puede tener lo mejor de ambas profesiones en una.
La idea de tener estas, es poder hacer que las tareas que se hacen a diario sean menos tediosas, de manera tal que el tiempo usado sea aprovechado al máximo por parte de toda la organización.
¿Qué es Ofimática?
La Ofimática es aquella que permite a los trabajadores de una oficina hacer uso de herramientas cómo Word, Excel, PowerPoint, y todos los programas que contiene Microsoft Office.
Los mismos te permiten crear documentos en los cuales se puede plasmar la información necesaria, y así tenerla a la mano rápidamente de ser preciso para una reunión, una venta u otra situación.
Origen de la Ofimática
Esto inició en los años 70 cuando surgió la necesidad de actualizar y mejorar el trabajo en la oficina, es allí que llega el fin de la máquina de escribir.
Y dan pie al nacimiento de las herramientas automatizadas, estas que llegaron para facilitar entonces el procesamiento de datos que se manejaba, haciendo que todo ese proceso fuera más efectivo y automatizado.
Esto trajo como consecuencia que se necesitará menos mano de obra, y más ayuda de las herramientas informáticas.
Distintas variantes de estos programas estuvieron en el mercado, y esto era con el fin de que el procesamiento se fuera mejorando al pasar de los años, actualmente la informática ha logrado alcanzar no sólo mercados laborales sino también estar para las tareas en casa, escuelas entres otras.
Gracias a la llegada del internet se han podido ver cómo estas herramientas ya se pueden usar en modo online, permitiendo compartir archivos de una manera más rápida.
A este nivel la Ofimática está en su mejor momento, igualmente estos no dejan de actualizarse periódicamente, mejorando así la manera de trabajar de las personas.
Programas que componen la Ofimática
Si bien algunos de los programas que se usan en Ofimática ya fueron nombrados, no son todos los que se usan en las oficinas, ya que existen otras herramientas que no son solo los de Microsoft Office.
Existen otros instrumentos que también forman parte de la Ofimática, cómo Suites y OpenOffice para cada tarea que se debe realizar.
En este caso las herramientas más usadas en la ofimática son:
- Word: este programa es de procesamiento de textos, permitiendo que se puedan realizar informes, cartas y formato a páginas web.
- Excel: poder llevar el control de facturas, libros contables, estados de cuentas, estadísticas y mucho más, es posible gracias a estas hojas de cálculo que maneja Excel.
- PowerPoint: una de las mejores maneras de poder realizar diapositivas para presentaciones es en PowerPoint, este permite usar sus herramientas para insertar audios, vídeos y mucho más.
Esta facilita la presentación y hasta permite que se puedan entregar impresiones de cada una de las láminas.
- Access: manejar una base de datos para mantener una consulta e informes a la mano, es posible gracias a este programa que todavía pertenece a la Suite Office.
- Outlook: un programa que está para poder manejar el correo electrónico, y con facilidad permite administrar una agenda que recuerda fechas importantes.
- Publisher: se usa para realizar folletos, tarjetas y otras creaciones que son más complejas.
Si bien estos son solo los más usados en Ofimática, existen otros cómo calculadora, visio, OneNote, Lotus SmartSuite y programas de mensajería instantánea los cuales sin duda alguna agilizan las tareas.
Ventajas y desventajas de la Ofimática
Todo beneficio que un programa o herramienta en el que se pueda automatizar las informaciones y datos, traerá consigo un incremento en el rendimiento personal y grupal.
- Aumento en la productividad del personal.
- Son herramientas fáciles de usar, por lo que se necesita un conocimiento sólo básico para usarlas.
- Sus programas son ejecutables, cualquier usuario puede tener acceso y están disponibles para cualquier ordenador.
- Optimizar el manejo de datos de toda una empresa, logrando llevar de manera más sencilla la información que puede ser crucial a la organización.
- Poder almacenar toda la información en línea ayuda a que el disco duro tenga mayor espacio, y que pueda ser usado en otros contenidos.
- También se puede compartir y descargar la información entre usuarios, que puedan hacerlo simultáneamente sin sobrecargar el sistema.
Y cómo todo programa este también presenta algunos contras que es importante conocer:
- Los programas que se manejan offline, no permiten compartir los archivos en tiempo real, y menos poder modificarlo.
- Cuándo se maneja cierto contenido en línea, se corre el riesgo de perder información importante y complicar el poder recuperarla nuevamente, claro si esa opción está disponible.
- Está más vulnerable la información de la organización, y es que pueden sufrir un ataque cibernético, logrando tener información importante cómo datos personales y bancarios.
- La incompatibilidad con otras marcas que no sea Microsoft Office, es decir, que no se podría abrir documentos que manejen otros formatos, y en caso de abrir este podría presentar algún daño.
Siempre existirán contras en algunos programas, pero tampoco estas son causas para no usarlas.
Por el contrario, estas desventajas pueden tener soluciones sencillas, y seguir funcionando sin tener inconvenientes.
Importancia de la Ofimática
La Ofimática es actualmente indispensable para el manejo de las diferentes actividades diarias, técnicamente resulta sencillo usar estos programas.
Pero existe la posibilidad de poder ahondar en cada uno de estos y usar herramientas más complejas y avanzadas, un ejemplo claro de ello sería Excel el cual dispone de más opciones, que sólo hacer cálculos.
Existen compañías que dan adiestramiento más avanzado a sus empleados, y esto es sencillamente para que saquen todo el provecho a los programas que ofrece la Ofimática.
