¿Puedes enviarme ese archivo a mi correo por favor? Todos los días alguien nos hace esta pregunta en nuestra oficina o nos envía un mensaje de texto con esa orden. Todos los días enviamos decenas de archivos en todos los formatos posibles.
Sin embargo, ¿alguna vez te has detenido a pensar qué es un archivo? ¿Cuál es su concepto o definición? Si es así, pues este artículo te encantará.
A continuación, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre lo que es un archivo y los tipos de archivo que existen.
¿Qué es un archivo?
Antes de empezar por la definición de archivo, debemos mencionar que este es uno de los conceptos que más acepciones tiene en la actualidad. El mismo puede referirse al lenguaje de programación, a un sistema de códigos de informática, a una institución, entre otras cosas.
Sin embargo, ¿qué entendemos por archivo en este artículo?
Pues, para nosotros un archivo no es más que un conjunto ordenado de documentos. Es decir, un grupo de documentos que ha sido ordenado y clasificado de tal forma para promover su búsqueda racional y hacer mucho más sencillo todo el proceso de hallarlo por las partes interesadas.
Ahora bien, al ser un archivo un conjunto ordenado de documentos, ¿de qué depende su orden? Pues, esto es algo muy personal que dependerá de los dueños de los documentos.
Sin embargo, podemos inferir algunas cosas. Por ejemplo, la mayoría de archivos tienen un orden similar al de las bibliotecas. En estos se pone el énfasis en los autores de los documentos, en los años de su publicación o en las temáticas. La idea es que quien vaya a buscarlos, sin importar el dato que tenga de referencia, pueda ubicarlos con facilidad.
No obstante, hay algunos usuarios que prefieren utilizar algunos sistemas mucho más simples. Por ejemplo, hay algunos que, simplemente, organizan sus archivos en atención al color de la tapa de sus libros.
Otro tipo de archivos, como los archivos legales, por ejemplo, si tienen una forma de organizarse incluso normada por la ley. En esta se establece la cantidad y tipo de documentos que debe tener cada uno, y la forma en que estos deben ser guardados, preservados y mantenidos para que puedan ser usados, en un futuro, en cualquier procedimiento legal o juicio civil o penal.
Origen del archivo en la historia
Los archivos tienen un origen histórico muy importante. Aquí te lo contaremos.
De acuerdo a los estudiosos, se dice que los primeros grandes archivos de documentos datan del Antiguo Egipto, Grecia y Roma, y de algunos textos de las sagradas escrituras en el pueblo de Israel.
Con la invención de la escritura, y mucho más delante de la imprenta, los seres humanos desarrollaron la posibilidad de plasmar sobre el papel cualquier tipo de información o registro. Desde los libros que llevaban un registro del comercio entre países, hasta las reflexiones filosóficas de Aristóteles, todo podía ser llevado al papel por medio de la escritura.
Debido a que era una novedad muy importante, los antiguos se dieron a la tarea de preservar todos estos archivos con gran celo. Esta es la única explicación de que hoy tengamos en nuestras manos copias de libros que fueron escritos hace muchísimos años, como la Biblia o las obras de Platón.
Otra de las cosas interesantes que pueden explicar por qué muchos de estos archivos se preservaron en el tiempo es el lugar donde descansaban. Por regla general, todos los archivos importantes se guardaban en el templo. Los grandes sacerdotes lucían como las personas más idóneas y responsables a la hora de mantener y preservar estos volúmenes. Y así lo hicieron.
Por ello, no es de extrañar que uno de los archivos y bibliotecas más importantes de las que se haya tenido registro es la de la iglesia católica. En ella, se conservaban las grandes actas, documentos oficiales y escrituras del pasado, así como las más diversas traducciones que se hacen sobre su texto base, la biblia.
Archivos nacionales
Es tal la importancia que los Antiguos le dieron a los archivos que hoy los podemos copiar esta importante costumbre. Por eso, la gran mayoría de los gobiernos del mundo tienen una institución con importante financiamiento denominada los archivos nacionales.
¿Cuál es la función de esta? Simplemente, conversar y preservar en un solo lugar los archivos históricos más importantes que existen en un país, y ponerlos accesibles para consulta de todos.
Sin embargo, está claro que algunos archivos no pueden ser liberados por razones de seguridad, especialmente los que están siendo utilizados en una investigación legal en curso.
En el caso de los Estados Unidos, por ejemplo, la legislación le da la oportunidad al presidente de marcar ciertos archivos delicados para la seguridad nacional hasta por un periodo de 50 años. Es decir, que los mismos no pueden ser consultados por el público en general por medio siglo.
Uno de los ejemplos más famosos de algunos archivos a los cuales se les ha aplicado este tipo de legislación son los archivos relacionados con el caso del asesinato del expresidente John F. Kennedy, los cuales fueron relevados apenas recientemente en el 2013 y estudiados luego a profundidad por investigadores de la CIA para poner a prueba la teoría de un único tirador.
La importancia de los archivos
Los archivos son importantes porque permiten que los seres humanos no confiemos en nuestra memoria. Una vez que algo importante está en el papel, nosotros podemos olvidarnos de ello y asegurarnos de que pasará de generación en generación y se preservará para la historia.
En la actualidad, las oportunidades para la preservación de archivos son las más importantes en nuestra historia. Esto se debe a que todo lo podemos digitalizar. De esta forma, hoy tenemos acceso a la mayor cantidad de archivos que se hayan producido en toda la historia de la civilización, y podemos guardarlos y protegerlos incluso en la nube o en un ordenador con buena memoria.
Porque preservar los archivos es preservar la historia.
